Als openbaar ambtenaar c.q. als de functionaris wiens tussenkomst dwingend is voorgeschreven, heeft de notaris veel minder speelruimte dan bijvoorbeeld de advocaat of de accountant om clinten of diensten te weigeren. Sterker nog, hij is volgens de heersende leer in beginsel zelfs verplicht om zijn diensten te verlenen als daarom wordt gevraagd. Op deze ministerieplicht kan alleen uitzondering worden gemaakt als de notaris gegronde redenen heeft om zijn dienst te weigeren. In de gedragsregels, die de KNB onlangs heeft gepubliceerd, en in de ontwerpwet op het Notarisambt zijn enkele gronden gespecificeerd.
Als algemene norm komt hierin naar voren dat notarissen hun dienst moeten weigeren in geval hun medewerking wordt verzocht voor het verlenen van rechtshandelingen die in strijd zijn met het recht, de openbare orde, de goede zeden en de gedragsregels. De gedragsregels bevatten enkele concrete aanwijzingen om te kunnen beoordelen of een dienst moet worden geweigerd. Voorbeelden hiervan, die van belang zijn voor het voorkomen van betrokkenheid bij dubieuze transacties, zijn:
* het is de notaris niet toegestaan bedragen van f.25.000 of meer in contanten in ontvangst te
nemen;
* de notaris onthoudt zich van het meewerken aan schijnhandelingen, die tot doel hebben
onwettige activiteiten af te schermen (het meewerken aan witwastransacties)
* de notaris onthoudt zich van handelingen die de rechten van derden ernstig schenden, ook al
zijn deze handelingen op zich niet laakbaar.
Met zijn positie als openbaar ambtenaar die rechtshandelingen bezegelt, is de notaris bovenal de man in wie in het rechtsverkeer vertrouwen gesteld moet worden. Hiermee zijn onverbrekelijk de begrippen onpartijdigheid en onafhankelijkheid verbonden (Van Mourik, 1995, pp. 735-737). In de ontwerpwet op het Notarisambt worden deze twee waarden als volgt omschreven. * De notaris behartigt op onpartijdige wijze de belangen van alle bij de rechtshandeling betrokken personen (art. 15 lid 1).
* De notaris mag zijn ambt niet uitoefenen in dienstbetrekking of in enig ander verband waardoor zijn onafhankelijkheid wordt of kan worden benvloed (art. 15 lid 2). Uit de eis van onpartijdige belangenbehartiging vloeit voort dat de notaris niet lijdelijk zijn diensten kan verrichten. Volgens de huidige, algemeen aanvaarde opvatting binnen het notariaat kan de notaris er niet mee volstaan om zich strikt te houden aan de formele bepalingen en zich voor het overige geheel lijdelijk op te stellen. De notaris heeft een onderzoekplicht, dat wil zeggen, hij dient een actieve houding te hebben om ervoor te zorgen dat de belangen van een van de betrokken partijen als gevolg van diens juridische onkunde of van het feitelijke overwicht van de andere partij niet worden geschaad. Dit impliceert onder meer dat de notaris de partijen dient voor te lichten over de juridische en financile gevolgen die transacties kunnen hebben.
Onpartijdigheid en onafhankelijkheid beperken de notaris in een aantal opzichten in het ontplooien van activiteiten. Het is de notaris bijvoorbeeld niet toegestaan om als bemiddelaar op te treden bij de financiering of de overdracht van onroerend goed. Ook zijn de mogelijkheden begrensd om buiten de traditionele ambtelijke taakuitoefening te treden. Hoewel de KNB in de afgelopen jaren propageert dat het notariswerk meer inhoudt dan het verlijden van akten, zijn de mogelijkheden voor commercile advisering beperkt. De notaris kan moeilijk op het ene moment boven de partijen staan en op het andere moment in dienst van n partij adviezen uitbrengen.
De notaris is een vertrouwensman wiens tussenkomst vereist is voor het verrichten van bepaalde rechtshandelingen. Om de vertrouwelijkheid te garanderen zweert de notaris bij zijn ambtsaanvaarding dat hij de grootst mogelijke geheimhouding zal betrachten omtrent de inhoud van de akten. In regel 2 van de beroeps- en gedragsregels wordt de notaris verplicht om alles wat hem in of bij de uitoefening van zijn ambt is toevertrouwd, geheim te houden. Deze geheimhouding is onbeperkt en voortdurend, zo wordt hieraan toegevoegd. Dit ambtsgeheim is ook vastgelegd in de wet op het Notarisambt (art. 42). Op grond van het verschoningsrecht van de notaris kan dit ambtsgeheim ook ten overstaan van de rechter in stand blijven. Dit verschoningsrecht reikt ver; het geldt voor alles wat met betrekking tot clinten op het notariskantoor bekend wordt en niet alleen voor wat er in de akten staat. Noot Ook de mogelijkheden om via huiszoeking en inbeslagneming bewijsmateriaal op het notariskantoor te vergaren, zijn zeer beperkt. De notaris dient als getuige of bij een huiszoeking te beoordelen of de gevraagde informatie aan hem in zijn hoedanigheid van notaris is toevertrouwd en als object van verschoning dient te gelden. Het is niet duidelijk of ook de zogeheten niet-ambtelijke werkzaamheden van de notaris onder het bereik van het verschoningsrecht vallen. Volgens Van Domburg zou dit alleen het geval zijn indien deze werkzaamheden noodzakelijke hulpverlening betreffen voor een in juridische nood verkerende rechtzoekende (Van Domburg, 1994, p. 90). De jurisprudentie laat hierover echter nog onduidelijkheid bestaan.
Het verschoningsrecht is niet absoluut. De rechter beoordeelt (marginaal) of de notaris terecht een beroep op zijn verschoningsrecht doet. Wanneer het strafrechtelijke onderzoek betrekking heeft op misbruik van het notarisambt, kan de rechter besluiten dat de notaris niet langer een beroep op zijn verschoningsrecht kan doen (Udink, 1993, 88). Een notaris kan zich overigens niet beroepen op het verschoningsrecht, wanneer tegen hem in het kader van de tuchtrechtspraak een klacht is ingediend.